話從顏基謙認為萬用手冊是未來人人必備的現代工具說起．．．
七年前當有人在書店看到為萬用手冊出版一系列相關書籍，儘管全都是外來書只能看得懂圖片，而他仍然毫不猶豫地一口氣花了五、六千元買了下來——是不是很令人訝異？其實不可思議的故事還在後頭呢！
這故事的主角人物，顏基謙，一眼就認定“萬用手冊”就是他要追求的，並且一直告訴自己，這是一項值得開發的現代工具，於是開始瘋狂地搜集來自四面八方關於萬用手冊的各種資料。
從此，萬用手冊成為個人事業的新起點，也是婚姻的媒人
好比說，他可以為了飛機上一張雜誌廣告上刊登了關於萬用手冊的圖片而想辦法買下來。或者只是在別人的書或過期的資料裏看到過，他也願意花三倍的價錢得到。反正，只要是關於萬用手冊的圖片，不管是內文介紹，還是廣告宣傳或只是拿來作搭配襯景，顏基謙絕對不錯過任何搜集的機會。
然後他將這些資料全影印好裝訂起來，以做為下一步開發同行的籌碼。其中，先以香港為第一站。但是他遇到了瓶頸。因為當時市場正是電腦充斥的年代，沒幾人正視以手寫手冊的玩意兒。就在此時，朋友講非洲賣皮鞋的故事鼓勵他，顏基謙並且非常冷靜地分析國際上使用萬用手冊的現象，他認為，許多先進國家正用得不亦樂乎，可見得它應該還是屬於現代人的工具。
最後他領悟到，既然是中國人就要有屬於中國人的萬用手冊，於是朝著這個方向努力，結果真的起了效用，並進而攻入台灣市場，而得到今天的肯定。
萬用手冊經靈活運用，成了公私資料本與產品目錄
既然和萬用手冊的淵源如此綿延，對它又是狂愛有加，那麼在使用萬用手冊的技巧上自然有獨到之處。
顏基謙的萬用手冊有大大小小的尺寸，而且不勝枚舉。譬如，他把萬用手冊分為熟客、同行供應商、媒體朋友、保險直銷、百貨服務、名片等好幾本，這方面都是和他工作有直接密切的關係。此外，他將公司的商品做成型錄手冊，隨時供客戶參考。而雜誌上剪下來的資料就套在較大本的萬用手冊裏，甚至從大陸千里迢迢尋根回來的顏氏家譜，一方面想增加價值感，一方面又為了系統化而製造成萬用手冊活頁的形式，並且用保護套保護著。
由此我們不難看出，顏基謙擅長將萬用手冊變成資料本，而且每一本名目清晰各居其位。再加上他喜歡將表格內頁天馬行空地發揮，因此，本本圖文並茂、精彩靈活。
毋被表格原有模式侷限；多種新技巧變化可供參考
所以顏基謙提醒大家，千萬不要被內頁的格式或名稱所侷限。好比原為撞球的計分表，大家仍可藉此代替為商務經營的表格。而一般常用到的工作執行進度表也不是僅拿來寫工作進度的事而已，它可以是你工作進度裏要聯絡的人、電話，時間等，顏基謙即是籍此張資料在適當時候追蹤一次，所以又叫做電話追蹤表。或者，因同樣需要有多格式的表格，所以就把工作執行進度表拿來做銷售分析，還方便劃出線圖分析呢！
以上這些方法都是顏基謙使用萬用手冊“舉一反三”的活例子。另外，我們還可以看到他對九宮格運用自如由繁到簡的技巧。這方面顏基謙稱為“返璞歸真”。因為他習慣把5WIH的問題模式以順時鐘方向套入九宮格裏，然後從原本的九格切割為六格。每當他思維一件事時，腦海馬上浮現九宮格模式的靈感。
如此，把要做事的項目放在中間格，左格寫上What代表須要做什麼，左上角寫When代表什麼時候做，其右以Where表地點，然後右上角寫Who，表對象，其下接著寫Why，表原因，如此便完成5WIH的思考模式。最後，還可以在最下角註明NOTE，寫一些要注意的事情。
再者也可以一天一張九宮格紙，記載一天的習性。如主題為出差到日本的一日行程，在中間格寫完地點後，區隔好一天的時段後就分填在其它八格裏，並寫下所安排的行程計劃。這算是一張屬於比較動態的表格。
此外，想要更完整的話，還要在每個時段上著手一張靜態方面的資料。因為你所安排的事情不外乎常與人與金錢有直接關係，所以這張表就記載對方的電話、傳真，應收應付帳款項目、約會的事情等等，連要提醒私人的事也一併註明清楚。
名片本可藉由詳細分類，發揮人脈管理功能
目前，隨時跟在顏基謙身邊的萬用手冊另有名片本系列。這是他一向管理人脈的工具，有的以地區分類，有的以對方工作的性質區分。其中，親戚的個人資料往往只要利用到姓名和電話欄即可，所以多住址欄的格式不妨就留在公事上使用，以儘量做到物盡其用最精簡的程度。
此外，固定放在辦事桌的案頭手冊是顏基謙的臨時收集所，專記一些備忘誌，以及每天的行事曆。因為這些項目屬每日既定性質，可用後即丟，或視需要保留；如此二者搭配，可做到鉅細靡遺、但萬無一失的詳細。
至於他隨身攜帶有A6大的萬用手冊則是他公事與企劃的報表文案。並且常利用便條紙貼記來提醒自己。
經過創意投入，萬用手冊產生立體功能，並不受紙張大小侷限
除了應付萬用手冊的技巧令人讚嘆外，延伸萬用手冊功能也是顏基謙叫人不得不刮目相看的地方。
在開會的時候，他只要把萬用手冊反過來倒扣，就可以把內頁的情報資料立起來作為會議看板，從平面延伸為立體正好符合講解的工具功能，又使得會議桌各位座的人員可一覽無遺，省略傳閱的不便。
而如果要把第一張第二張第三張的資料同時在一起作比較分析，你只要在第一張的右邊也打洞，然後挪到左面，此時右面即為第二張，接著再把第三張緊黏在第一張的左面，如此一來，從點到線到面便一目了然呈現出來。
萬用手冊對於顏基謙而言，已經成為情報資料庫。他的原則是用完馬上歸檔，而且一個禮拜整理一次。
項目貪多易半途而廢，針對需要設立內容，會更得心應手
顏基謙認為，使用萬用手冊之所以會發生半途而廢的情形，往往是觀念問題。因為剛開始如果只是跟著潮流玩，不去了解它的特色和機能，也不知道要如何駕馭工具，最後，反而讓工具駕馭，形成自找麻煩，當然萬用手冊也難發揮效應。
他還告訴大家，也不要給自己太大壓力。若一開始便要求完美，結果經常是力不從心適得其反。所以顏基謙強調plan，do，see三個步驟，尤其是see這個階段，隨時要多反省。
「但是也不要因噎廢食，由於太厚太重太麻煩而放棄。如果能夠隨時糾正自己不要有表格就往內夾的心態，一旦抓到竅門後，萬用手冊的正面意義其實是大於負面的。」顏基謙如此說是。
你一定不相信，有人紓解壓力的方法竟然是從千頭萬緒中開始抽絲剝繭整理資料。這就是顏基謙為什麼能將不管是私人還是公事的資料整理得有條不紊。他說，心情不好時，他就喜歡拿起皺衣服將它燙得平平的，兩者可說具有異曲同功之妙。
留意遺失時風險，不妨加註「薄酬」兩字有助尋獲
一日看到佳句顏基謙就記在手冊上以備隨時激勵自己，做為座右銘，有時是搭車順便看到，有時是和計程車司機結綠交換得來的、所以萬用手冊帶給他的影響可說是無所不在，甚至有一度遺失萬用手冊被對方威脅贖錢，不料數日後卻自動歸還，他揣測可能是受到他裏面座右銘的啟示所感化。在此，他仍要大家做好預防的工作，他說，遺失時，預先寫上“薄酬”及個人聯絡方法是很必需，也是很有助歸還的方法。
最後，顏基謙要給剛起步的使用者兩個建議：第一，不要給自己太大壓力，隨時修正就是最好的方法。第二，要懂得苦中作樂。因為要品嚐結果的甜香，就得經歷播種灌溉的辛勞，起頭雖難，然終會駕輕就熟漸入佳境。這即是他做人做生意多年體驗出來的哲學。
2007年09月01日整理
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